Pengertian Email: Cara Kerja, Fungsi, dan Jenis-Jenis Email Lengkap

Apaitupengertian.com – Seiring berkembangnya zaman segala hal yang ada di sekitar kita berubah menjadi lebih canggih dari sebelumnya. Contohnya jika zaman dahulu orang-orang memakai surat untuk mengirim kabar kepada keluarga atau teman, kini sudah ada aplikasi chatting, SMS ataupun email.

Dari beberapa sarana yang kami sebutkan di atas, email menjadi salah satu sarana yang paling dibutuhkan oleh banyak orang. Mulai dari anak sekolah hingga pegawai kantoran. Apa itu email dan apa saja fungsi email?

Pada kesempatan ini kami akan membahas pengertian email, berikut cara kerja email, fungsi email hingga jenis-jenis email.

Pengertian Email

Email atau electronic mail adalah sarana untuk mengirim dan menerima surat atau pesan dalam format digital lewat jaringan intrenet. Email dalam bahasa Indonesia dikenal juga dengan istilah surel atau singkatan dari surat elektronik.

Pesan digital atau surat elektronik tersebut bisa dibuat dan dikirim ke alamat email lain dengan memakai komputer atau gadget lain seperti ponsel pintar dan PC tablet yang terhubung dengan internet.

Penggunaan email bisa mempersingkat waktu pengiriman pesan. Jika mengirim surat konvensional membutuhkan waktu berhari-hari, dengan email surat bisa terkirim dalam waktu beberapa detik saja. Maka dari itu mengirim pesan lewat email menjadi salah satu cara paling efisien, cepat dan juga murah.

Sejarah Email

Di tahun 1971 seorang programmer asal Amerika, Roy Tomlinson pertama kali mengirimkan email dengan memakai dua komputer yang hanya berjarak satu meter saja. Ia menggunakan simbol @ sebagai penghubung email.

Sejak saat itu standar penggunaan email menjadi namapengguna@namakomputer. Setelahnya ada penemuan software untuk pengaturan email di tahun 1975 oleh John Vital. Beberapa tahun sesudahnya email memenuhi lalu lintas internet ingga 75 persen.

Seiring berjalannya waktu email mengadopsi fitur-fitur yang lebih rapi. Salah satu sistem email komersial pada saat itu adalah Eudora. Email ini dikembangkan oleh Steve Dorner pada tahun 1988. Akan tetapi saat itu pengguna email harus membayar layanan tersebut per menit.

Sejalan dengan ditemukannya World Wide Web (WWW) oleh Tim Berners-Lee di tahun 1991, email mulai tersedia secara gratis dengan tampilan dan fungsi yang lebih ramah pengguna. Ada beberapa perusahaan yang menawarkan email kepada pengguna internet. Seperti Yahoo dan Hotmail. Sampai saat ini email terus berkembang, baik dari segi fasilitas ataupun jumlah pengguanya.

Cara Kerja Email

Cara kerja email pada dasarnya cukup sederhana. Sama seperti saat kita menulis surat dan dikirimkan kepada orang lain. Perbedaannya, dengan email kita bisa mengirim pesan lebih cepat. Kita juga bisa menyertakan file-file tertentu ke dalamnya. Untuk lebih jelasnya berikut adalah cara kerja email secara singkat.

  1. Pemilik email membuka emailnya dan kemudian menuliskan isi pesan yang akan dikirim.
  2. Selanjutnya, pengguna email tersebut memberikan instruksi pada aplikasi email untuk mengirimkan pesan pada alamat email lainnya.
  3. Email server akan mengidentifikasi alamat email tujuan, lalu mengirimkan pesan tersebut ke email server lain yang lokasinya dekat dengan alamat tujuan. Terkadang sebuah email dikirim melalui beberapa email server, tergantung rute yang dilaluinya.
  4. Ketika pesan email terkirim ke alamat email penerima, maka isi pesan tersebut tersimpan di email server hingga si penerima membukanya.
  5. Saat penerima membuka pesan di kotak pos/ inbox, maka aplikasi email penerima akan meminta email baru yang ada pada email server lalu mengunduhnya ke dalam komputer si penerima email.
  6. Selanjutnya, penerima email dapat melihat dan membaca isi pesan yang telah diunduh tadi.

Fungsi Email

Email dibuat dengan maksud tertentu. Maka dari itu email mempunyai beberapa fungsi yang bisa bermanfaat bagi penggunanya. Pada dasarnya email berfungsi sebagai sarana pengguna untuk mengirim pesan.

Akan tetapi juga ada beberapa fungsi lain yang bisa kita ketahui. Berikut adalah sejumlah fungsi dari email:

  • Mengirim dan Menerima Pesan

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, fungsi utama dari email adalah untuk mengirim dan menerima pesan dari pengguna lain di manapun dan kapanpun. Pesan tersebut isa terkirim ke tujuan dalam waktu singkat. Akan tetapi waktu pengiriman juga dipengaruhi oleh kualitas koneksi internet dari pengirim maupun penerima pesan.

  • Mengirim dan Menerima File

Email juga bisa dimanfaatkan untuk mengirimkan berbagai jenis file atau dokumen digital. Dengan email Anda bisa mengirim dokumen, foto, video dan berbagai file lainnya. Hanya saja biasanya ada batasan ukuran file. Sehingga Anda tak bisa mengirim file berukuran besar.

  • Sebagai Identitas Diri

Email juga berfungsi sebagai identitas diri di internet. Dengan email orang lain bisa menghubungi pemilik email yang tertulis dalam blog, sosial media, toko online dan media lain.

Dalam berbagai aspek, pemakaian email bagi seseorang sudah menjadi kewajiban. Email sering menjadi syarat wajib untuk proses aktivasi berbagai layanan digital. Contohnya untuk aktivasi smartphone, layanan berlangganan surat, akun media sosial dan lain sebagainya.

  • Untuk Mendaftar di Berbagai Situs

Hampir seluruh layanan website yang ada di internet saat ini memerlukan email agar pengguna bisa melakukan aktivitas pada website tersebut. Contohnya seperti media sosial, toko online atau e-commerce, game online, forum online dan lain sebagainya.

Dengan menggunakan email pengguna bisa melakukan pendaftaran akun sehingga bisa memanfaatkan berbagai fitur yang ditawarkan suatu situs. Berbagai layanan website memerlukan verifikasi dari penggunanya. Hal tersebut hanya bisa dilakukan jika pengguna mempunyai alamat email yang valid.

  • Untuk Media Pemasaran

Pemasaran online zaman sekarang bisa dilakukan dengan memanfaatkan email. Sebagian besar pebisnis online bisanya melakukan pemasaran via email untuk meningkatkan penjualannya. Pemasaran lewat email menjadi salah satu teknik pemasaran online tertua. Sampai saat ini email marketing tetap menjadi jenis pemasaran online yang efektif.

  • Syarat Melamar Pekerjaan

Zaman sekarang segala sesuatu serba online. Bahkan pengguna juga bisa melamar pekerjaan dengan memanfaatkan internet. Akan tetapi umumnya melamar pekerjaan via online mengharuskan pelamar untuk memiliki email. Dengan email pelamar bisa memasukkan aplikasi lamaran pekerjaan dengan mudah.

  • Syarat Memiliki dan Mengelola Website

Semua orang bisa mempunyai dan mengelola sebuah website. Akan tetapi salah satu syarat utama untuk membuat website adalah memiliki email. Email diperlukan dalam pembuatan hingga pengelolaan. Biasanya pengguna akan diminta untuk mendaftarkan email ke penyedia jasa, mendaftarkan domain, hingga membuat akun pendukung pengoelolaan website seperti search console google webmaster dan google analytic.

  • Melakukan Transaksi Online

Fungsi dari email lainnya adalah untuk proses transaksi online. Dengan memanfaatkan email pengguna bisa mengirimkan invoice, bukti pembayaran dan berbagai hal lain yang mendukung proses transaksi.

  • Menerima Pembayaran

Beberapa penyedia layanan seperti PayPal atau Liberty Reserve menawarkan fasilitas kepada pengguna untuk menerima pembayaran atas usaha dan kegiatan online yang menghasilkan uang. Pembayaran biasanya memang memakai bank. Akan tetapi penerimaan dan pembayaran umumnya menggunakan akun email.

Jenis Email

Pada dasarnya jenis email terbagi menjadi tiga macam. antara lain pop mail, web based mail dan email forwarding. Berikut penjelasan masing-masing jenis email tersebut.

  • Pop Mail (email berbasis POP)

Pop Mail atau Email berbasis Post Office Protocol (POP) merpakan email yang menggunakan server pop. Cara kerja jenis email ini adalah dengan menyimpan seluruh email pengguna ke sebuah server di direktori penyimpanan. Saat pengguna menghubungi server, email akan dikirim ke komputer client secara otomatis.

Begitu juga saat pengguna mengirim email, maka email akan terkirim ke server POP terlebih dahulu. Setelah itu diteruskan ke alamat email yang dituju. Secara sederhana POP mail adalah email dari komputer ke komputer lain dengan basis POP. Contoh email ini adalah Eudora, MS Outlook Express, Netscape Communicator, Pegasus dan lain-lain.

Jika diibaratkan orang mengirim surat, maka surat diantar tukang pos ke rumah tujuan. Jadi untuk membuka surat yang Anda terima, Anda tidak perlu datang ke kantor pos lagi. Berbeda dengan layanan web based mail yang mengharuskan pengguna menuju ke kantor pos lagi alias harus login terlebih dahulu ke situs penyedia email.

  • Web Based Mail (email berbasis web)

Jenis email yang berikut ini menjadi yang paling lazim dipakai banyak orang. Web based email merupakan jenis layanan email dalam bentuk halaman web. Jadi untuk pengguna yang ingin mengakses jenis email ini harus terlebih dahulu login ke web penyedia jasa email tersebut. Tak terkecuali saat pengguna ingin memeriksa email masuk dan mengirim pesan email.

Contoh web based email cukup beragam. Antara lain Yahoo mail, Gmail, Hotmail, Microsoft (Outlook.com) dan lain-lain.

  • Email Forwarding

Email forwarding adalah email yang memberikan layanan untuk meneruskan email yang diterima ke alamat email tujuan. Email ini bermanfaat untuk mereka yang suka berganti-ganti email.

Sederhananya, jika pengguna memiliki banyak akun email namun ingin jika ada pesan masuk ke salah satu akun email bisa masuk ke email utama. Contohnya Anda memiliki akun email a@ymail.com, b@ymail.com  dan seterusnya. Anda bisa mengatur semua pesan yang masuk ke a@ymail.com sampai dengan z@ymail.com diteruskan pula secara otomatis ke alamat email utama Anda, misalnya Utama@ymail.com.

Selain tiga jenis email di atas, juga ada beberapa jenis email yang bisa kita temui di internet. Seperti email gratis, email berbayar, email berbayar dengan memakai nama perusahan dan webmail Berikut penjelasan selengkapnya.

  • Email Gratis

Sesuai dengan namanya, email gratis adalah email yang dapat anda gunakan secara Cuma-Cuma alias gratis tanpa adanya biaya yang perlu Anda keluarkan. Jenis email ini hampir dimiliki oleh semua orang yang terhubung dengan internet. Dari berbagai usia, pekerjaan baik perusahaan dan perorangan banyak sekali yang menggunakan jenis email ini. Beberapa penyedia email gratis adalah Google, Yahoo, Microsoft dan lain sebagainya.

  • Email Berbayar

Berbeda dengan email gratis, jenis email ini mengharuskan penggunanya untuk mengeluarkan biaya tambahan jika ingin menikmati fasilitas yang ditawarkan. Meski begitu pengeluaran biaya ini juga sebanding dengan fitur yang didapatkan pengguna. Misalnya fitur yang ditawarkan lebih lengkap. Salah satu penyedia layanan email yang memberikan fasilitas email berbayar alias email premium adalah Google.

  • Email Berbayar Menggunakan Nama Perusahaan

Jenis email ini mempunyai keunggulan tersendiri, karena berbeda dengan email yang banyak digunakan oleh pengguna internet. Perbedaannya terletak pada penggunaan nama “custom” sesuai dengan yang diinginkan suatu perusahaan. Misalnya anda@perusahaan-anda.com. Untuk mendapatkan email seperti ini salah satunya dengan menggunakan fasilitas custom email yang ditawarkan oleh Google.

  • Webmail

Webmail sebenarnya hampir mirip dengan jenis email di atas. Sebab jenis email ini juga memakai nama custom di belakangnya. Perbedaannya, pengguna diharuskan untuk memiliki website terlebih dahulu. Baru setelahnya Anda bisa memakai nama identitas email mengikuti domain website anda. Salah satu kelebihan email ini adalah gratis, selama website yang Anda miliki masih aktif. Pengguna juga bisa mengatur dan menggunakannya dengan bebas. Hanya saja kekurangan webmail adalah dari keterbatasan yang mengikuti fasilitas layanan website anda.

Itulah pengertian email yang bisa Anda simak. Semoga informasi yang kami sajikan di atas bermanfaat untuk Anda.

Leave a Comment